Ochrona danych osobowych

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych klientów i dostawców towarów i usług

Informacje wstępne

Firma M.A.T. Grupa, s.r.o. przetwarza dane osobowe klientów oraz dostawców towarów i usług, będących osobami fizycznymi przedsiębiorcami (zwanymi dalej „Klientami i Dostawcami”), w oparciu i zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem (UE) 2016/2016/ Ustawa 679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych), (dalej także: „Rozporządzenie”), w określonych celach, a także sposobach i środkach przetwarzania, które zawsze odpowiadają odpowiedniemu tytułowi prawnemu w rozumieniu art. 6 Rozporządzenia Regulacja.

Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Klientów i Dostawców zawiera zarówno przejrzyste informacje w rozumieniu przepisów art. 13 i 14 Rozporządzenia, jak i pouczenie o prawach osób, których dane dotyczą w rozumieniu przepisów art. 15 do 22 Rozporządzenia.

Menedżer danych osobowych

Firma M.A.T. Group, s.r.o. z siedzibą pod adresem Na Roudné 176, kod pocztowy 301 62, numer identyfikacyjny: 26367505, działa w stosunku do danych osobowych Klientów i Dostawców jako administrator danych osobowych (zwany dalej także: "Administrator").

Administrator jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych Klientów i Dostawców oraz innych grup podmiotów danych i w tym zakresie podjął wewnętrzne środki organizacyjne, techniczne i inne mające na celu zabezpieczenie i ochronę przetwarzanych danych osobowych, które uregulowane są w Regulaminie Wewnętrznym dot. Ochrona danych osobowych w M.A.T. Grupa, s.r.o. (zwany dalej „Regulacją Wewnętrzną”).

Klienci i Dostawcy mają prawo kontaktować się z firmą M.A.T. Grupa, s.r.o. jako Administrator, zwracaj się do Administratora z wszelkimi pytaniami dotyczącymi przetwarzania i ochrony danych osobowych oraz korzystaj z przysługujących Ci praw podmiotu danych, a mianowicie:

· pisemnie w formie pisma/zawiadomienia na adres siedziby Administratora, Punkt Kontaktowy ds. Danych Osobowych;

· elektronicznie na adres e-mail Punktu kontaktowego ds. danych osobowych: mat@matgroup.cz;

· telefonicznie pod numerem telefonu: +420 376709215;

· osobiście w siedzibie Administratora, Punkt Kontaktowy ds. Danych Osobowych.

Podmioty przetwarzające dane osobowe

W stosunku do danych osobowych Klientów i Dostawców administrator umownie upoważnił podmiot przetwarzający: K2 atmitec s.r.o. (operator systemu ERP) do dalszego przetwarzania danych osobowych. W przypadku nagrań wideo z systemów kamer podmiotami przetwarzającymi są ABEL C&C s.r.o. Pilzno i ​​agencja ochrony SBS IVA, Rokycany.

Cele przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza wybrane dane osobowe Klientów i Dostawców w następujących celach:

· realizacja umowy biznesowej/negocjacje umowy biznesowej;

· wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów podatkowych;

· ochrona mienia i bezpieczeństwa osobistego (patrz nagrania z systemu kamer - podczas spotkań i/lub dostaw towarów/usług).

Tytuły prawne przetwarzania danych osobowych

Tytułem prawnym do przetwarzania danych osobowych Klientów i Dostawców w rozumieniu art. 6 Rozporządzenia w związku z powyższymi celami przetwarzania są:

· wykonanie umowy;

· prawnie uzasadnione interesy administratora;

· wypełnienia obowiązków prawnych administratora.

Sposoby i środki przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Klientów i Dostawców przetwarzane są przez Administratora w następujący sposób i środki:

· zautomatyzowane przetwarzanie

 w systemie ERP (dane adresowe i identyfikacyjne klientów i dostawców);

· obróbka ręczna

w formie papierowej lub elektronicznej - umowy handlowe (w tym zamówienia/potwierdzenia zamówień), dowody dostawy, dokumenty podatkowe.

Systemy kamer

Systemy kamerowe obsługiwane są przez Administratora na terenie firmy „M.A.T. Group, s.r.o.”, jako systemy wyposażone w funkcję: rejestracji wideo.

Systemy kamerowe składają się z indywidualnych kamer, które rozmieszczone są w celu kontrolowania i monitorowania następujących obszarów: wejścia/wejścia do obiektu, wybranych obszarów wewnętrznych oraz parkingu.

System kamer obsługiwany jest przez Administratora na następujących warunkach:

· cel przetwarzania: ochrona mienia i bezpieczeństwa osobistego;

· tytuł prawny: prawnie uzasadniony interes administratora;

· za zgodą lub bez zgody osób, których dane dotyczą;

· zainteresowane osoby, których dane dotyczą: pracownicy; nabywcy i dostawcy (FOP); klienci i inne osoby fizyczne przebywające na terenie siedziby/przedsiębiorstwa (praktycy/studenci, goście);

· kategoria danych osobowych: opisowa – zapisy obrazowe (twarze, postacie);

· miejsce przechowywania dokumentacji: bezpośrednio w siedzibie/miejscu prowadzenia działalności;

· czas przetwarzania/przechowywania akt: 14 dni od dnia nabycia akt
· bezpieczeństwo techniczne systemu i ochrona fizyczna: wydzielone pomieszczenie do przechowywania zapisów, zapisy zablokowane technicznie, ograniczenie praw dostępu.

Obszary monitorowane przez system kamer są w widoczny sposób oznaczone tablicami informacyjnymi, na których znajduje się zarówno piktogram, jak i po którym następuje krótki tekst informacyjny.

Zakres przetwarzania danych osobowych

Ze względu na zakres przetwarzanych kategorii danych Administrator przetwarza następujące dane osobowe Klientów i Dostawców:

· imię i nazwisko lub firma, siedziba, numer identyfikacyjny, NIP, adres e-mail, numer telefonu;

· nagrania wideo (z systemu kamer).

Okres przechowywania danych osobowych

Czas przechowywania lub Przetwarzanie danych osobowych Klientów i Dostawców przez Administratora odbywa się w następujący sposób:

· przez czas trwania stosunku umownego;

· przez czas trwania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych/ 5 lat;

· przez okres 14 dni od dnia wykonania rejestracji obrazu (systemy kamer).

Prawa osób, których dane dotyczą

Klientom i Dostawcom jako podmiotom danych przysługują w stosunku do Administratora następujące uprawnienia w rozumieniu art. 15 – 22 Rozporządzenia:

· prawo dostępu do danych osobowych, w szczególności prawo żądania od Administratora informacji na temat przetwarzania Twoich danych osobowych;

· prawo do poprawiania danych osobowych, jeżeli są one nieprawidłowe;

· prawo do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”);

· prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

· prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych wobec Administratora;

· prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowaniu (z wyjątkami).

Ponadto osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

E-mail: posta@uoou.cz