Ochrana osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů odběratelů a dodavatelů zboží a služeb

Úvodní informace

Společnost M.A.T. Group, s.r.o. zpracovává osobní údaje odběratelů a dodavatelů zboží a služeb, kteří jsou fyzickými osobami podnikateli (dále jen „Odběratelé a Dodavatelé“), na základě a v souladu s dotčenými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále také jen „Nařízení“), a to za stanovenými účely, jakož i způsoby a prostředky zpracování, které vždy odpovídají příslušnému právnímu titulu ve smyslu článku 6 Nařízení.    

Tato Informace o zpracování osobních údajů Odběratelů a Dodavatelů obsahuje jednak transparentní informace ve smyslu ustanovení článků 13 a 14 Nařízení, jakož i poučení o právech subjektů údajů ve smyslu ustanovení článků 15 až 22 Nařízení.

Správce osobních údajů

Společnost M.A.T. Group, s.r.o., se sídlem Na Roudné 176, PSČ 301 62, IČO: 26367505, vystupuje ve vztahu k osobním údajům Odběratelů a Dodavatelů v právním postavení správce osobních údajů (dále také jen „Správce“).  

Správce nese odpovědnost za zpracování osobních údajů Odběratelů a Dodavatelů a jiných skupin subjektů údajů a v tomto směru přijal interní organizační, technická a další opatření k zabezpečení a ochraně zpracovávaných osobních údajů, která jsou upravena ve Vnitřním předpisu o ochraně osobních údajů u společnosti M.A.T. Group, s.r.o. (dále jen „Vnitřní předpis“). 

Odběratelé a Dodavatelé mají právo se na společnost M.A.T. Group, s.r.o. jakožto Správce obracet se všemi dotazy týkajícími se zpracování a ochrany osobních údajů a uplatňovat u Správce svá práva subjektů údajů, a to:

·         písemně formou dopisu/ oznámení na adresu sídla Správce, Kontaktní místo pro osobní údaje;

·         elektronicky na e-mailovou adresu Kontaktního místa pro osobní údaje: mat@matgroup.cz;

·         telefonicky na tel. čísle: +420 376709215;

·         osobně na sídle Správce, Kontaktním místě pro osobní údaje.

Zpracovatelé osobních údajů

Správce ve vztahu k osobním údajům Odběratelů a Dodavatelů smluvně pověřil k dalšímu zpracování osobních údajů zpracovatele: K2 atmitec s.r.o (provozovatel ERP systému). Ohledně obrazových záznamů z kamerových systémů jsou zpracovateli společnosti ABEL C&C s.r.o. Plzeň a bezpečnostní agentura SBS IVA, Rokycany.

Účely zpracování osobních údajů

Správce zpracovává vybrané osobní údaje Odběratelů a Dodavatelů za následujícími účely:

·         plnění obchodní smlouvy/ jednání o obchodní smlouvě;

·         plnění povinností vyplývajících z daňových právních předpisů;

·         ochrana majetku a bezpečnosti osob (viz záznamy z kamerového systému – při jednání a/nebo dodávkách zboží/ služeb).

Právní tituly zpracování osobních údajů

Právním titulem ke zpracování osobních údajů Odběratelů a Dodavatelů ve smyslu článku 6 Nařízení ve vztahu ke shora uvedeným účelům zpracování jsou:

·         plnění smlouvy;

·         oprávněné zájmy správce;

·         plnění právních povinností správce.

Způsoby a prostředky zpracování osobních údajů  

Osobní údajeOdběratelů a Dodavatelů jsou ze strany Správce zpracovávány těmito způsoby a prostředky:

·         automatizované zpracování

             v ERP systému (adresní a identifikační údajeodběratelů a dodavatelů); 

·         manuální zpracování

v listinné nebo elektronické podobě - obchodní smlouvy (včetně objednávek/ potvrzení   objednávek), dodací listy, daňové doklady.

Kamerové systémy

Kamerové systémy jsou Správcem provozovány v objektech společnosti „M.A.T. Group, s.r.o.“, a to jako systémy vybavené funkcí: obrazového záznamu.

Kamerové systémy jsou tvořeny jednotlivými kamerami, které jsou umístěny ke kontrole a monitoringu následujících prostor: vstup/ vjezd do provozovny, vybrané vnitřní prostory a parkoviště.

Kamerový systém je Správcem provozován za následujících podmínek:

·         účel zpracování: ochrana majetku a bezpečnosti osob;

·         právní titul: oprávněné zájmy správce;

·         se souhlasem i bez souhlasu subjektů údajů;

·         dotčené subjekty údajů: zaměstnanci;  odběratelé a dodavatelé (FOP); zákazníci a další fyzické osoby, které se zdržují v prostorách sídla/ provozovny (učni/ studenti, návštěvy);

·         kategorie osobních údajů: popisné – obrazové záznamy (obličeje, postavy);

·         místo uložení záznamů: přímo v sídle/ provozovně;

·         doba zpracování/ uchovávání záznamů: 14 dnů ode dne pořízení záznamu

·         technické zabezpečení systému a fyzická ochrana: vyhrazená místnost pro úložiště záznamů, záznamy technicky blokovány, omezení přístupových oprávnění.

Prostory monitorované kamerovým systémem jsou viditelně označeny Informačními tabulkami, které obsahují jednak piktogram a dále krátký informační text.

Rozsah zpracování osobních údajů

Co do rozsahuzpracování kategorií údajů Správce zpracovává následující osobní údaje Odběratelů a Dodavatelů:

·         jméno a příjmení, příp. obchodní firma, sídlo, IČO, DIČ, e-mailová adresa, telefonní číslo;

·         obrazové záznamy (z kamerového systému). 

Doba uložení osobních údajů

Doba uložení, resp. zpracování osobních údajůOdběratelů a Dodavatelů ze strany Správce je následující:

·         po dobu trvání smluvního vztahu;

·         po dobu povinností vyplývajících z daňových právních předpisů/ 5 let;

·         po dobu 14 dnů ode dne pořízení obrazového záznamu (kamerové systémy).

Práva subjektů údajů

Odběratelé a Dodavatelé jako subjekty údajů mají ve vztahu ke Správci ve smyslu článků 15 až 22 Nařízení následující právo:

·         právo na přístup k osobním údajům, zejména právo žádat po Správci informaci o zpracování svých osobních údajů;

·         právo na opravu osobních údajů, pokud jsou údaje vedeny nepřesně;

·         právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“);

·         právo na omezení zpracování osobních údajů;

·         právo vznést vůči Správci námitku proti zpracování osobních údajů;

·         práv nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování (s výjimkami).

Vedle toho má subjekt údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

E-mailová adresa: posta@uoou.cz